WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI

         

          Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektifitas organisasi. Pertama-tama akan diuraikan peranan wewenang, dan hubungan wewenang dengan kekuasaan sebagai metoda formal, di mana manajer menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.

            Kedua akan diuraikan struktur lini dan staf melalui mana wewenang dijalankan. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan tentang pendelegasianwewenang serta sentralisasi dan desentralisasi.

PENGERTIAN WEWENANG, KEKUASAAN DAN PENGARUH

            Wewenang dapat diperbandingkan dengan sistem syaraf tubuh manusia. Tanpa otak dan syaraf, tubuh manusia tidak dapat berfungsi. Tanpa suatu sistem wewenang, suatu organisasi juga tidak dapat berfungsi. Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

            Kekuasaan (power) sering dicampur adukkan dengan wewenang. Meskipun kekuasaan dan wewenang sering ditemuibersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk mealakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. ⁵⁾ kekuasaan adalah kemampuan untukmempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenangakan menyebabkan konflik dalam organisasi.

            Menurut Amitai Etzioni ⁶⁾ , seseorang pemimpin dapat mempengaruhi perilaku adalah hasil dari kekuasaan posisi atau kekuasaan pribadi atau kombinasi keduanya.

Kekuasaan posisi (position power) didapat dari wewenang formal suatu organisasi.

Kekuasaan pribadi (personal power), di lain pihak didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa tertarik pada seorang pemimpin.

5). Sukanto R. & T. Hani Handoko, op. Cit., halaman 53

6). Amitai Etzioni, A Comparative Analysis of Complex Organization, Free Press. New York, 1961

            Ada banyak sumber  kekuasaan yang diklasifikasikan atas dasar sumbernya. Keenam sumber kekuasaan dapat diringkas sebagai berikut :

1.      Kekuasaan balas jasa (reward power) berasal dari sejumlah balas jasa positif (uang, perlindungan, perkembangan karier) yang diberikan kepada pihak pnerima untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.

2.      Kekuasaan paksaan (coercive power) berasal dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan sebagainya) akan diterimanya bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinannya.

3.     

4.      Kekuasaan pengendalian informasi (control-of-information power) berasal dari pengetahuan di mana orang lain tidak mempunyainya.

5.      Kekuasaan panutan (referent power) didasarkan atas identifikasi orang-orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pemimpin itu sebagai panutan atau simbol.

6.      Kekuasaan ahli(expert power) merupakan hasil dari keahlian atau ilmu pengetahuan seorang pemimpin dalam bidangnya dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.

Pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok dibujuk oleh seseorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.

STRUKTUR LINI DAN STAF

         

Konsep lini dan staf sering membingungkan,sehingga dalam makalah ini akan dibahas bentuk organisasi lini dan staf; wewenang lini, staf dan fungsional; serta sumber konflik lini dan staf.

Organisasi Lini dan Staf

            Staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Sebagai contoh, staf spesialis pemeliharaan tidak menciptakan produk, dan mengelola keuangan.

            Ada dua tipe staf, yaitu staf pribadi dan staf spesialis. Staf pribadi (personal staff) dibentukuntuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Sedangkan Staf spesialis memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.

WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL

Wewenang Lini

Wewenang Lini (line authority) adalah wewenang dimana atasan  melakukannya dan bawahannya langsung.

Wewenang Staf

Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satu-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia ini.

Wewenang Staf Fungsional

Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satu-satuan lini.

Sumber Konflik Lini-Staf

            Beberapa faktor dapata menimbulkan berbagai konflik diantara departemen dan orang-orang lini dan staf. Faktor-faktor tersebut meliputi :

1. Perbedaan umur dan pendidikan. Orang-oranh lini biasanya lebih muda dan lebih berpendidikan daripada orang staf, sehingga menimbulkan “generation gap”
2. Perbedaan tugas, dimana orang lini lebih teknis dan generalis sedang staf spesialis. Hal ini menimbulkan kejadian-kejadian sebagai berikut :

a.       Karena staf sangat spesialis, munkin menggunakan istilah-istilah dan bahasa yang tidak dapat dipahami orang lini.

b.      Orang lini mungkn merasa bahwa staf spesialis tidak sepenuhnya mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan atau dikerjakan.

3. Perbedaan sikap, ini tercermin pada :

a.       Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dancenderung memberikan perintah-perintah kepada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.

b.      Orang staf cenderung merasa yang paling berjasa untuk gagasan-gagasan yang diimplementasikan oleh lini; sebaliknya, orang lini mungkin tidak menghargai peranan staf dalam membantu pemecahan masalah-masalahnya.

c.       Orang staf selalu merasa dibawah perintah orang lini; dilain pihak orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.

4. Perbedaan posisi. Manajemen pubcak mungkin tidak mengkomunikasikan secara jelas luasnya wewenang staf dalam hubungannya dengan lini. Padahal organisasi departemen staf ditempatkan relatif pada posisi tinggi dekat manajemen puncak. Departemen lini dengan tingkatan lebih rendah cenderung tidak senang dengan hal tersebut.

DELEGASI WEWENANG

            Delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahan yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan :

1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahannya.
2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
3. Penerima delegasi, baik implisit maupun eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
4. Pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses.

Alasan-alasan Pendelegasian

            Delegasi di butuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin menguasai “tha big picture” tetspi tidak cukup mengerti tentang masalah lebih terperinci. Sehingga, agar organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber daya lebih efisien maka pelaksanaan tugas-tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI

            Faktor penting lainnya yang menetukan efektifitas organisasi adalah derajat sentralisasi atau desentralisasi wewenang. Konsep sentralisasi, seperti konsep delegasi, berhubungan dengan derajat dimana wewenang dipusatkan atau disebarkan.

            Sentralisasi adalah pemusatan dan wewenang pasa tingkatan organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatab keputusan ke tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Derajat Desentralisasi

            Desentralisasi mempunyai nilai hanya bila dapat membantu organisasi mencapai tujuannya dengan efisien. Penentuan derajat desentralisasi sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :

1. Filsafat manajemen. Banyak manajer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Hal ini akan mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi. Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer puncak saja.
3. Strategi dan lingkungan organisasi. Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya
4. Penyebaran gografis organisasi. Pada umunya, semakin menyebar satu-satuan organisasi secara geografis, organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi, karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.
5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif. Organisasi yang kekurangan peralatan-peralatan efektif untuk melakukan pengawasan satuan-satuan tingkat bawah akan cenderung melakukan sentralisasi bila manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya.
6. Kualitas manajer. Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, karena mereka harus membuat keputusan sendiri
7. Keaneka-ragaman produk dan jasa. Makin beraneka-ragam produk dan jasa yang ditawarkan, organisasi cenderung melakukan desentralisasi, dan sebaliknya semakin tidak beraneka-ragam produk dan jasa, lebih cenderung sentralisasi.
8. Karakteristi-karakteristik organisasi lainnya. Seperti biaya dan resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah, dan sebagainya.

Faktor-faktoryang mempengaruhi derajat sentralisasi dan desentralisasi dalam suatu organisasi, mungkin berbeda dengan berbedanya divisi atau departemen organisasi atau perubahan lingkungan internal maupun eksternal. Jadi pendekatan yangsesuai dan paling logik yang dapat digunakan organisasi adalah mengamati segala kemungkinan yang terjadi (contingency approach).